Personvernerklæring for Viken pensjonskasse

Viken pensjonskasse er opptatt av å verne personopplysninger, og vi legger derfor stor vekt på ditt personvern. Her redegjør vi for hvordan vi som behandlingsansvarlig følger retningslinjene for personvern og personopplysninger i henhold til personvernforordningen, (EU) 2016/679, forkortet GDPR.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, f.eks. navn, personnummer, kjønn, adresse, telefonnummer, bankkonto og inntektsopplysninger.

Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne forvalte, beregne og utbetale pensjon til deg som er medlem, eller som tidligere har vært medlem, av pensjonskassen.

I dette dokumentet gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger, og den som er overordnet ansvarlig for å overholde regelverket.

Viken pensjonskasse, ved administrerende direktør Bjarne Refsnes, er behandlingsansvarlig for pensjonskassens behandling av personopplysninger.

Databehandlere

Pensjonskassen har inngått avtaler med underleverandører på pensjonsområdet som vil kunne ha behov for opplysninger om deg. Disse omtales som databehandlere.

Våre underleverandører behandler dine opplysninger på vegne av pensjonskassen og vil ikke kunne bruke opplysningene for andre formål. Når vi deler opplysninger med våre underleverandører, regnes dette ikke som utlevering av personopplysninger, og denne delingen av opplysninger reguleres av databehandleravtaler. Våre underleverandører har taushetsplikt om alle opplysningene.

Pensjonskassens leverandører benytter underleverandører som utvikler IT-løsninger utenfor EU/EØS. For å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger er det inngått avtaler i samsvar med EUs standardkontrakter for databehandlere som behandler personopplysninger i tredjeland. Disse avtalene meldes til Datatilsynet.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Du har gjennom avtale med din arbeidsgiver rett og plikt til å være medlem av pensjonskassen. Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle sine forpliktelser overfor deg, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss, samt kunne gi deg god kundebetjening. Vi behandler også opplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet til dine nærmeste familiemedlemmer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatteytelser.

Vi vil benytte din registrerte epostadresse til å informere deg om pensjonsrelaterte temaer, og pensjonskassens generelle virksomhet.

Innhenting av personopplysninger

Pensjonskassen vil i mange tilfeller innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi disse opplysningene, men uten disse opplysningene kan vi ikke gjennomføre behandlingen av saken, og du kan miste dine fremtidige rettigheter.

Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre, herunder:

din arbeidsgiver (for opplysninger om navn, adresse, epostadresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening)
NAV (for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med Folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det)
andre pensjonsleverandører (for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse for å kunne beregne din samlede pensjon korrekt)
dine behandlere for helseopplysninger (etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon)
Skatteetaten (for å kunne foreta korrekt skattetrekk)
Folkeregisteret (for innhenting av adresse slik at viktig informasjon kommer fram til deg).

Utlevering av personopplysninger

Pensjonskassen utleverer personopplysninger til:

din arbeidsgiver (om forsikringspremie som er innbetalt for deg, pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid etc.)
andre pensjonsleverandører (om navn, personnummer, opptjeningstid, innbetalt premie etc. for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør)
private tjenestepensjonsordninger (for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8)
Skatteetaten (for innberetning av pensjonsutbetalinger)
NAV (for å sikre korrekt beregning av din pensjon)
Overføringsavtalens Sikringsordning (for opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller ubetalt premie)
trygderetten og domstolene (dersom du anker en avgjørelse som pensjonskassen har truffet om dine pensjonsrettigheter)
offentlig myndighet (ved eventuelle rettslige pålegg eller hjemmel for utlevering av opplysninger)

Taushetsplikt

Pensjonskassen har taushetsplikt om dine personopplysninger. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Et samtykke skal være uttrykkelig, frivillig og informert, slik at du forstår hvilke opplysninger det gjelder og hvem opplysningene utleveres til. Personopplysninger kan ellers utleveres til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av bestemmelser i lov. Du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket.

Din rett til innsyn, retting og sletting

Du har rett til å få informasjon om vår behandling av dine personopplysninger. Videre har du rett til innsyn i våre opplysninger om deg, og du kan kreve disse rettet dersom disse er uriktige eller ufullstendige.

Pensjonskassen vil slette de registrerte opplysningene når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet som gjorde at disse opprinnelig ble innhentet. Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter i pensjonsordningen består, og deretter så lenge det teoretisk kan oppstå grunn for rettslig klage.

Dessuten oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser. Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i samsvar med regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av dine personopplysninger, bes du ta kontakt med pensjonskassen. Da kan du få svar på dine spørsmål og få eventuell bistand med innsynsbegjæring. Slik begjæring må gis skriftlig.

Sikkerhet

Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Pensjonskassen har begrenset tilgangen til opplysningene vi samler inn om deg, eksemplifisert med at bare de som trenger opplysningene for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver får tilgang til dem.

Dersom du benytter vår nettside, epost eller andre elektroniske plattformer for kommunikasjon med oss vil vi be deg om ikke å skrive inn spesielt sensitive personopplysninger som helseopplysninger, medlemskap i fagforening, opplysninger som kan si noe om din etniske opprinnelse, religiøs tro, seksuell legning, mv.

Vi vil også be deg om å unngå å skrive hele ditt personnummer dersom du benytter usikret kommunikasjon som f.eks. epost.

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at pensjonskassen behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, så ber vi deg om å kontakte oss. Du kan også klage direkte til Datatilsynet: www.datatilsynet.no.

Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter. Vår kontaktinformasjon:

Viken pensjonskasse

Postboks 1201 Sentrum

0107 OSLO

Besøksadresse: Schweigaards gate 6 (4. etasje), 0185 Oslo

E-postadresse: post@vikenpensjon.no
Kundetelefonnr.: 08475